PM에게 세컨드 브레인이 필요한 이유
PM은 해야 할 일도 많고 관리해야 할 사람도 많습니다. 여기에 추가로 2개 이상 프로젝트를 담당하다 보면 이 어려움이 두 배, 세 배로 늘어나게 됩니다. 가중되는 어려움으로 주의가 흐트러지고, 업무를 자주 빠뜨립니다. 최선을 다해 노력하면 가장 중요한 일은 잊지 않을 수 있지만, 동료들이 완료 여부를 물어볼때서야 챙기게 되는 일이 많아지면서 내가 일의 병목이 되고 있는 느낌을 받습니다. 완벽하게 준비하고 놓치지 않는 ‘J’ 성향의 사람이 되는 것은 모든 지식노동자들의 덕목이지만, 특히나 PM에게는 더 요구되는 역량입니다.
어떻게 하면 기억의 부담감을 줄이고 생산성을 높일 수 있을지 알기 위해서는 뇌가 작동하는 방식을 먼저 이해해야 합니다. 이 글에서는 "정리하는 뇌"에서 설명하는 뇌의 작동 원리를 참고하여 PM들에게 세컨드 브레인이 필요한 이유를 소개합니다.
기억의 작동 원리
우리는 우리가 기억할 대상을 구분하여 통제할 수 있다고 생각하지만, 실은 그렇지 않습니다. 어떤 것들을 기억하는지를 알기 위해서는 뇌가 정보를 처리하는 원리를 이해해야 합니다. 결론부터 말하자면, 뇌는 주의와 기억 시스템을 통해 정보를 처리합니다. 그리고 이 주의 시스템은 두 가지 모드로 나뉩니다.
- 몽상 모드(mind-wandering mode): 뇌의 휴식 상태입니다. 이렇다 할 일을 하고 있지 않으면 뇌는 몽상 모드가 됩니다. 하던 일을 멈추고 미래의 행동이 가져올 결과를 상상하거나, 미래에 특정한 누군가를 만나고 있는 자신을 상상할 때 주로 나타나는 모드입니다.
- 중앙 관리자 모드 (stay-on-task mode): 우리가 하는 수많은 높은 수준의 일을 책임지는 모드입니다. 무언가를 기억하기 위해서는 주의를 기울여야 정확도가 높아집니다.
이 두 가지 모드는 시소와 비슷합니다. 몽상 모드가 억제될수록 집중도가 올라가고, 과제를 수행하는 정확도가 높아집니다. 영어에서 주의를 기울이다라는 표현은 ‘pay attention’입니다. 이는 비유적인 표현으로 주의를 기울이는 것에 ‘지불하다’라는 뜻입니다. 주의는 말 그대로 이것 아니면 저것인 제로섬 게임인 구조입니다.
뇌는 이 몽상 모드와 집중 모드 사이를 스위치를 켜고 끄듯 전환할 수 있게 해줍니다. 예를 들어, 사무실 주변에는 나를 방해하는 요소가 많습니다. 주변의 소음, 건물 밖의 차 소리, 다른 사람들의 말소리 등이 항상 존재합니다. 하지만 일에 집중하면 이런 소음들은 들리지 않게 됩니다. 그러다 30분~40분 정도가 지나면 집중력이 떨어지고 다른 생각이 들곤 합니다.
뇌 속의 개별 네트워크들은 서로 다른 생각을 품고 있으며, 집중 모드와 몽상 모드를 왔다 갔다 하는 끊임없는 움직임을 수행합니다. 우리가 의식하지 못하는 사이에 항상 이런 일이 일어나고 있는 것입니다. 이 전환은 미묘하게 이루어지기 때문에 우리가 의식할 수 없습니다. “이제 집중 모드로 스위치를 바꿔야지.”라고 말하며 전환되는 것이 아닙니다.
그렇다면 뇌가 작동하는 원리에 맞춰 생산성을 높이기 위한 시스템은 어떻게 만들어야 할까요?
기억의 부담감을 외부 세계로 넘기기
가장 중요한 것은 집중 모드를 오래 유지하기 위한 시스템을 만드는 것입니다. 이를 위해서는 뇌에 부담감을 주는 기억들을 외부 세계로 넘겨야 합니다. 정리의 부담을 외부로 넘기면, 뇌의 부담이 줄어들고 실수할 가능성도 줄어듭니다. 그래서 우리는 흔히 중요한 일이면 포스트잇에 메모해서 가장 잘 보이는 모니터 화면 위에 붙여두거나 책상 위 캘린더에 적어두곤 합니다.
우리가 생존하기 위해 했던 행동들은 뇌의 정리 시스템을 최대로 자극하기 위한 것들이었습니다. 하지만, 넘쳐나는 포스트잇은 당장의 시급함을 해결할 수는 있지만, 그때그때의 문제를 해결하는 것에 지나지 않습니다.
그래서 특정한 공간에 할 일들을 리스트업해두고, 이를 언제든지 실행할 때 꺼내 쓸 수 있는 나만의 세컨드 브레인이 될 도구가 필요합니다. 내가 가장 많이 보는 캘린더나 노트라면 훌륭한 세컨드 브레인이 될 수 있습니다. 일을 하며 언제 어디서든지 바로 기록하고 정리해둘 수 있어야 하고, 내 곁에서 계속해서 리마인더 역할을 해주어야 하기 때문입니다.
세컨드 브레인으로 업무 효율성 극대화하기
세컨드 브레인은 뇌의 기억 부담을 줄이고, 이 부담을 외부 세계로 분담함으로써 뇌의 집중도를 높이는 역할을 합니다. 정보를 기록하고 체계적으로 정리하는 시스템을 구축함으로써, 우리는 기억의 부담을 덜고 중요한 일을 놓치지 않으며, 업무를 효율적으로 관리할 수 있습니다.
PM들은 프로젝트의 모든 세부 사항을 기억하고, 팀원들과의 소통을 원활하게 하며, 일정과 마감일을 준수해야 합니다. 이러한 업무를 효율적으로 수행하기 위해서는 세컨드 브레인의 도움이 필수적입니다. 세컨드 브레인은 중요한 메모, 일정, 할 일 목록 등을 한 곳에 모아두고, 필요할 때 쉽게 찾아볼 수 있게 해줍니다. 이를 통해 PM들은 정보의 혼란에서 벗어나 핵심 업무에 집중할 수 있으며, 실수를 줄이고 생산성을 높일 수 있습니다.
MOBA와 같은 To-do 캘린더 서비스를 활용하면 중요한 메모, 일정, 할 일 목록 등을 한 곳에 모아둬 업무를 준비하고 강력하게 실행할 수 있습니다. 뿐만 아니라 여러 일정 관리 툴, 캘린더, 노트 앱, 프로젝트 관리 툴 등을 활용하여 세컨드 브레인을 구축하면, 뇌의 부담을 덜고 업무의 효율성을 극대화할 수 있습니다. PM들은 이러한 도구들을 통해 정보를 체계적으로 관리하고, 더 나은 결정을 내리며, 창의적 사고를 효과적으로 수행할 수 있습니다.
*세컨드 브레인 툴에 기록하는 방법이 궁금하다면, “복잡한 머리를 정리하는 기록의 중요성 (feat. 세컨드 브레인)” 읽으러 가기
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