계획하는 뇌 vs 실행하는 뇌
회사에서 우리는 일을 계획하는 데 많은 시간을 쏟지만, 막상 실행 단계에서 어려움을 겪는 경험을 자주 합니다. 중요한 프로젝트를 담당해서 여러 회의를 통해 철저히 계획을 세우고 각종 자료를 준비했지만, 정작 일을 수행하는 단계에서 예상치 못한 변수들이 생기고, 계획이 틀어지는 경우는 빈번합니다.
할 일을 목록에 정리해 두었지만, 다양한 긴급 상황과 요청으로 인해 계획한 일을 제때 끝내지 못하는 일은 당장 어제만 하더라도 발생했던, 오늘도 발생할 일입니다.
계획과 실행 사이의 간극을 줄이는 것은 생산성 향상에 매우 중요합니다. 계획 단계에서 많은 시간을 투자해도 실행하지 못하면 결과물이 나오지 않습니다. 반대로, 실행에만 집중하고 계획을 소홀히 하면 목표와 방향이 불명확해져 비효율적인 결과를 초래할 수 있습니다. "정리하는 뇌"의 저자 다니엘 J. 레비틴은 이를 해결할 수 있는 방법을 제시합니다.
계획과 실행은 서로 다른 뇌를 작동시키는 일
레비틴은 우리가 많은 정보를 처리해야 하는 현대 사회에서 뇌의 부담을 줄이기 위해 계획과 실행을 분리하는 것이 중요하다고 강조합니다. 그 이유는 우리 뇌의 구조에 있습니다.
일의 계획과 실행은 뇌에서 서로 다른 부분을 이용합니다. 이런 상황은 마치 상사이자 부하 직원과 같습니다. 그래서 이 두 역할을 모두 다 해내려면 계층구조로 조직된 ‘다중 주의 세트’를 형성하고 유지하면서, 그 사이를 앞뒤로 뛰어다녀야 합니다. 일을 시키는 상사에서 일꾼으로, 그리고 다시 계획하는 꼼꼼한 일꾼으로 갔다가 되돌아오기까지, 이 모든 수준에서 일어나는 전환은 주의 세트의 전환이며, 여기에는 멀티태스킹을 하는 것과 같은 비용이 따릅니다.
전환되는 상황이 반복될수록 뇌는 많은 에너지를 소모하게 되어 생산성이 떨어집니다. 이를 줄이기 위해서는 뇌가 집중하는 상태인 ‘주의 세트’를 유지하게 하고, 각각의 업무 단계별 집중할 수 있는 환경을 만들어줘야 합니다. 이 환경을 유지시켜 줌으로써 뇌의 에너지 소모를 줄일 수 있습니다.
책에서는 세차장의 방식을 사례로 이 구조를 설명합니다. 세차장에서는 세 가지 업무를 각각 세 명의 직원에게 분담시킵니다. 이렇게 서로 다른 역할을 분담하면 직원들은 하나의 주의 세트만 형성하고 유지할 수 있습니다. 즉, 세 명의 직원이 각각 자신의 역할에만 집중할 수 있어 효율성이 높아집니다. 이는 한 사람이 여러 역할을 동시에 수행하려 할 때 발생하는 주의 전환에 따른 대사 비용을 최소로 할 수 있습니다.
계획과 실행의 공간을 구분해 전환 비용을 최소화하기
이를 적용시켜, 서로 다른 뇌를 작동시키는 가장 효과적인 방법 중 하나는 일의 계획과 실행이 이루어지는 공간을 명확히 구분하되 이 공간의 차이를 좁히는 것입니다. 예를 들어, 일의 계획은 투두리스트에서 준비하고, 실행할 작업은 캘린더로 관리하는 방식입니다. 투두리스트에서는 해야 할 일을 목록으로 정리하고, 캘린더에서는 실제로 언제 실행할지를 시각적으로 배치함으로써 두 시스템을 서로 보완할 수 있습니다. 이를 통해 계획과 실행이 유기적으로 연결될 수 있습니다.
이 방법은 다음과 같은 장점을 가지고 있습니다.
- 집중력 향상: 계획과 실행을 별도의 공간에서 처리함으로써 각각의 작업을 할 때 해당 작업에 더 집중할 수 있습니다.
- 효율적인 시간 관리: 캘린더를 통해 시간 배분을 명확히 하여, 각 작업을 언제 할 것인지 계획할 수 있습니다.
- 주의 전환 비용 감소: 할 일을 투두리스트에 기록하고, 실행할 때 캘린더로 옮기는 과정이 한 공간에서 이루어지기 때문에 주의 전환에 따른 에너지 소모를 줄여줄 수 있습니다.
구분된 공간으로 효율적인 업무 환경 구축하기
결론적으로, 계획하는 공간과 실행하는 공간을 분리하되, 두 공간을 얼만큼 유기적으로 연결할 수 있는지가 핵심입니다. 이 공간들이 서로 분리되어 있을수록 일의 단계 별 집중하는 상태를 높일 수 있고, 연결시킬수록 주의 전환 비용을 감소시킬 수 있기 때문입니다.
"정리하는 뇌"에서 다니엘 J. 레비틴이 강조한 바와 같이, 계획과 실행을 분리하여 각각에 집중하는 것은 복잡한 업무 환경에서 생산성을 극대화할 수 있도록 돕습니다. 이로 인해 전환 비용으로 인한 에너지 낭비를 줄일 수 있고, 보다 중요한 일에 더 많은 에너지와 시간을 쏟을 수 있습니다.
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