업무 효율을 떨어뜨리는 멀티태스킹의 함정

현대 직장인의 하루는 끊임없는 알림음과 함께합니다. 20개가 넘는 슬랙 채널, 고객사별 다른 이메일 라벨, 그때그때 생성되는 지라 프로젝트 채널... 여기에 지난 2주 동안 새로 추가된 4개의 채널까지. 마치 수십 개의 대화를 동시에 이어가야 하는 콜센터 상담원이 된 것만 같습니다.

각 메시지는 마치 책상 위에 쌓이는 서류철과도 같습니다. 그 안에 무엇이 들어 있을지 모르는 서류철 말이죠. 지금 바로 열어보면 하루 종일 해결해야 할 긴급한 문제일 수도 있고, 상사의 날카로운 피드백일 수도 있으며, 어쩌면 전혀 중요하지 않은 잡담일 수도 있습니다. 그러다 보니 놓칠까 봐 불안해져서 계속 새로운 메시지를 확인하게 됩니다.

복잡한 사고와 멀티태스킹의 딜레마

특히 제품을 기획하고, 디자인을 구상하거나, 전략을 수립하는 등 복잡한 사고와 창의적인 문제 해결이 필요한 업무를 하는 사람들에게는 집중력이 무엇보다 중요합니다. 하지만 우리는 흔히 멀티태스킹을 ‘여러 가지 일을 동시에 처리하는 능력’이라고 생각하며 자랑스러워하곤 합니다.

문제는 실제로 우리가 하는 건 단순히 작업 간의 빠른 전환일 뿐이며, 이 과정에서 업무 효율성과 몰입도는 크게 떨어진다는 점입니다.

멀티태스킹의 숨은 비용

겉으로 보기엔 여러 일을 동시에 처리하는 것 같아도, 실제로는 각 작업의 품질이 저하되고 전체적인 생산성이 떨어집니다.

특히 업무를 자주 전환하게 되면, 주의 잔여물(attension residue)이 큰 문제가 됩니다. 특정 일에서 다른 일로 넘어갈 때 100%의 주의력이 따라가지 못해 잔류되는 주의력을 뜻합니다. 한 업무에 몰입 중이던 머릿속이 다른 업무로 전환되면, 이전 작업에서 느꼈던 생각이나 긴장감이 완전히 사라지지 않은 채 남아있게 됩니다. 이로 인해 인지 능력이 저하되고 피로가 생성되며, 이 상태가 사라질 때까지 시간이 오래 걸리곤 합니다.

보고서를 작성하다가 이메일을 확인했을 때, 이메일 내용이 머릿속에서 계속 맴돌아 보고서로 돌아갔을 때도 집중이 흐트러지는 것이 대표적인 예입니다.

짧은 방해가 가져오는 긴 여파

연구에 따르면, 단 몇 초간의 업무 방해조차 원래 업무로 돌아와 완전한 집중 상태를 회복하기까지 상당한 시간이 걸린다고 합니다. 더욱이 현대인은 이런 방해를 자신도 모르게 스스로 만들어내기도 합니다.

한 번 방해를 받으면 다음과 같은 연쇄 효과가 일어납니다.

1. 즉각적인 집중력 상실
2. 작업 맥락의 일시적 망각
3. 업무 재개를 위한 시간 소요
4. 완전한 몰입 상태로 돌아가기까지의 추가 시간
5. 스트레스 증가 및 집중력 추가 저하

피로의 진짜 원인: 작업량이 아닌 작업 일정화의 어려움(컨텍스트 스위칭)

많은 사람들이 과도한 업무량 때문에 피곤하다고 생각하지만, 정작 피로를 유발하는 것은 잦은 컨텍스트 스위칭일 수 있습니다.

예를 들어, 유명 블로거 마리아 포포바는 매일 세 개 이상의 글을 쓰고 50개의 트윗을 올리면서도 작업량에 비해 피로를 크게 느끼지 않았다고 합니다. 반면, 하루 종일 이곳저곳 알림을 확인하느라 끊임없이 전환을 반복하는 직장인들은 작업량이 적어도 쉽게 지치곤 합니다.

집중력이 슈퍼 파워가 된 시대

불과 몇십 년 전만 해도 깊은 집중은 직장인이라면 당연히 갖춰야 할 일반적인 능력이었습니다. 이메일과 메신저가 없던 시절에는 업무가 비교적 한정된 채널을 통해 이뤄졌기에, 전화나 대면 미팅이 아니면 방해 요소가 적었습니다.

하지만 디지털 환경이 발달하면서 즉각적인 메시지와 끊임없는 알림이 우리의 주의를 사방으로 흩어놓고 있습니다. 이제 2시간 이상 방해받지 않고 집중할 수 있는 사람은 마치 슈퍼히어로처럼 보일 정도로 귀해졌습니다.

디지털 시대의 새로운 도전

소셜 미디어와 다양한 디지털 플랫폼들은 우리의 시선을 붙잡아두기 위해 의도적으로 설계되어 있습니다. FOMO(Fear of Missing Out), 무한 스크롤, 알림 메시지, 도파민 보상 체계 등은 끊임없이 우리를 화면 속으로 끌어당깁니다.

이런 환경에 장시간 노출되면, 스스로 인지 능력이 저하되는 상태를 맞닥뜨리게 됩니다.

인지 능력 저하의 징후

• 단기 기억력 감소
• 집중 지속 시간 단축
• 의사결정 능력 저하
• 창의적 사고 능력 감소
• 감정 조절 능력 약화

업무의 통합 관리

여기서 가장 중요한 키워드는 ‘통합’입니다. 현대인의 업무가 점점 더 디지털화되고 여러 플랫폼으로 분산되면서, “어디에 무엇을 적어두었더라?” 하는 불안이 커지고 있습니다.

따라서 진짜 해답은, 업무와 일정, 관련 자료들을 한 공간에 모으는 것입니다. 캘린더와 할 일, 메모, 미팅 일정까지 흩어져 있던 정보를 하나의 시스템에 정리하면, 여러 앱을 오갈 필요가 없어집니다. 이때 가장 큰 이점은 컨텍스트 스위칭이 눈에 띄게 감소한다는 점입니다.

예를 들어, 미팅 일정을 확인하러 캘린더를 열었다가 그와 관련된 노트를 작성하기 위해 다른 앱으로 이동하고, 또 할 일 목록을 갱신하기 위해 다시 툴을 옮겨야 한다면, 매번 집중력이 끊기게 됩니다. 하지만 하나로 통합된 환경을 사용하면 이 모든 과정을 한 흐름으로 처리할 수 있습니다.

그만큼 툴 전환을 위한 클릭과 정신적 재정비 시간이 줄어들고, “어디다 적어뒀더라?” 하고 헤매다가 시간과 에너지를 낭비할 일도 확연히 줄어듭니다. 결국 필요한 정보를 찾기 위한 불필요한 탐색과 전환이 대폭 감소하면서, 핵심 작업에 온전히 몰입할 수 있는 환경이 만들어지는 것이죠.

1. 할 일(To-do)부터 통합하기

가장 간단한 예로, 여러 플랫폼에 산재한 할 일을 하나의 작업 관리 툴에 모아보세요.

“언젠가 해야 할 업무”와 “지금 당장 해야 할 업무”를 같은 눈높이에서 바라봐야 우선순위를 명확히 설정할 수 있습니다.

2. 노트와 미팅 관리도 같은 흐름으로 정리하기

업무 중 가장 큰 맥락 전환을 불러오는 순간 중 하나가 ‘회의 후 내용 정리’입니다.

미팅이 끝난 뒤, 별도의 문서나 노트 앱으로 이동해 회의록을 작성하고, 다시 할 일 관리 툴에서 액션 아이템을 추리는 과정은 그 자체로 불필요한 전환입니다.

하지만 미팅 일정이 이미 잡혀 있는 캘린더에서 바로 회의 노트를 열고, 실시간으로 액션 아이템을 생성할 수 있다면 어떨까요? 회의가 끝나는 즉시 해야 할 일이 등록되고, 해당 미팅 노트와 연결되어 있으니 뒤늦게 “그때 뭐라고 했었지?” 하고 헷갈릴 필요가 없습니다.

3. 일정과 노트, 할 일, 미팅이 한눈에 보이는 시스템의 장점

1. 중복 작업 최소화: 여러 곳에 자료를 복사해 붙일 필요 없이, 모든 정보가 연동되어 수고를 덜어줍니다.
2. 놓칠까 봐 불안하지 않음: 한 곳에 모여 있으니 “혹시 빼먹은 건 없나” 하고 불안해할 필요가 줄어듭니다.
3. 빠른 맥락 회복: 업무 전환이 일어나도, 한 툴 안에서 노트·할 일·일정을 한 번에 확인할 수 있어 맥락 추적이 쉽습니다.

실천 방안: 통합 관리 시스템 구축하기

1. 일상 루틴에서의 통합된 시스템 설계

1. 아침: 오늘의 캘린더 일정과 할 일 목록, 어제 작성한 노트(아이디어·업무 기록)를 확인
2. 오전 집중 시간: 중요한 프로젝트 작업에 몰입 (필요하다면 해당 프로젝트 노트와 자료를 바로 열람)
3. 미팅 후: 회의 노트와 액션 아이템(할 일)을 즉시 생성하고, 우선순위를 재조정
4. 오후 집중 시간: 코멘트나 추가 자료를 노트에 기록해두고, 관련 일정을 수정
5. 퇴근 전: 다음 날 일정 미리 점검, 할 일 재확인

2. 컨텍스트 전환 최소화

1. 알림 최소화 & 타임 블로킹
   • 메신저나 이메일 창을 상시 열어두지 않고, 정해진 시간에만 확인합니다. 예: 오전 11시, 오후 3시 등.
   • 이를 통해 작업 중 불필요하게 떠오르는 ‘다른 할 일’을 의식하지 않도록 합니다.
2. 하나의 업무 맥락에 몰입하기
   • 멀티태스킹처럼 여러 가지 일을 번갈아 하지 말고, 한 가지 업무를 일정 시간(1~2시간) 몰입해서 끝낸 후 다음 업무로 넘어갑니다.
   • 회의나 전화 같은 외부 요인이 있을 때도, 가능한 한 해당 업무가 끝난 후로 일정을 조정해보세요.
3. 작업 복귀 시간 줄이기
   • 긴급 회의 등으로 업무가 중단될 때, “지금까지 어떤 내용을 처리했는지”를 간단히 메모나 노트에 남겨놓습니다.
   • 돌아왔을 때 “무슨 생각을 하고 있었지?”를 찾느라 헤매지 않아도 되므로, 재집중 시간이 크게 단축됩니다.

3. 캡처(Capture) 시스템 도입

GTD(Getting Things Done)에서 말하는 ‘수집(Capture)’은 머릿속에 떠오르는 모든 아이디어와 할 일을 외부 시스템으로 꺼내두는 과정을 말합니다. (자세한 내용은 이 글에서 확인하실 수 있습니다.)

1. 새로운 업무나 아이디어가 떠오를 때마다 바로 처리하지 말고, 정해진 곳(통합 툴의 인박스 등)에 모두 캡처해 두세요.
2. 이후 정해진 시간에 캡처한 업무를 확인·처리하면, 무분별한 전환을 크게 줄일 수 있습니다.

통합된 새로운 업무 방식을 향해

결국, 우리가 진짜로 지쳐버리는 이유는 끝없이 늘어나는 업무량 자체가 아니라, 이리저리 끊임없이 이동해야 하는 전환 때문일지도 모릅니다.

이제는 멀티태스킹이라는 신화에서 벗어나, 일정·할 일·노트·미팅 정보를 한곳에 모아두는 통합된 업무 방식을 시도해볼 때입니다. 다른 플랫폼을 왔다 갔다 하며 놓칠까 봐 불안해하지 않아도 됩니다.

산만하고 분주한 세상 속에서도, 깊이 몰입하는 습관을 갖추고 싶다면 먼저 업무의 통합부터 시작해 보세요. 그렇게 하면 불필요한 전환을 줄이고, 우리가 원래 갖고 있던 단 하나에 집중하는 힘을 되찾을 수 있을 것입니다.

MOBA에 대해 더 자세히 알아보기

1. The Professional To-do Calendar, MOBA 둘러보기
2. MOBA를 가장 빠르게 만나는 방법, Join Waitlist