동료와의 협업을 위한 일정관리 방법

동료와의 협업을 위한 일정관리 방법

Time Blocking은 많은 시간의 공부를 하지 않아도 캘린더를 기반으로 바로 실행할 수 있는 간단하지만 강력한 일정관리 방법론입니다. 개인이 빠르게 적용할 수 있는 일정관리 방법이지만 회사에서 이를 적용하고자 한다면 한 가지 어려움이 있을 수 있습니다. 바로 업무 문화입니다.

회사에서 Time Blocking을 존중하는 문화가 만들어지지 않았다면 누군가에게 Time Blocking은 본인 스스로와 진행하는 비정상적인 미팅 혹은 개인적인 일정으로만 간주될 수 있기 때문입니다. 실제로 저도 직장 생활을 하면서 업무에 몰입하기 위해 만들어둔 Time Block에 대해 무슨 일인지, 왜 잡아두었는지 등 상사나 동료들에게 질문을 받은 적이 많습니다.

이러한 분위기는 회사에서 자연스럽게 Time Blocking을 하기 어렵게 만들어 개인 캘린더를 따로 사용하거나 그냥 회사 업무에는 Time Blocking을 적용한 일정관리 방법을 포기하게 만듭니다. 그러므로 회사에서는 개인 차원에서 Time Blocking을 적용하기보다 팀 차원에서 함께 Time Blocking을 존중하면서 협업하는 업무 문화로 만들어야만 가장 생산적인 업무 경험을 할 수 있습니다.

Time Blocking을 존중하며 협업하는 방법

협업은 회사에서 가장 중요한 업무 요소입니다. 매일, 매주 단위로 업무 상황을 공유하는 루틴한 미팅, 실시간으로 동료들에게 질문하고 답하는 미팅, 협업툴을 통해 동료에게 업무 티켓 요청하기 등 회사의 대부분의 업무는 동료들 간의 협업을 고려하며 진행될 정도입니다.

그렇기 때문에 회사에서는 아무리 개인의 생산성과 몰입도를 높이기 위해 Time Blocking을 적용한다고 해도 동료들과의 협업을 방해하지 않는 선에서 조화롭게 사용되어야 합니다. 개인의 생산성과 팀 전체의 생산성을 높이기 위하여 Time Blocking을 존중하면서 협업하는 방법은 아래와 같습니다.

1. 투명하게 스케줄 공유하기

업무 관련 Time Block을 투명하게 공유하는 것만으로도 동료들과 더 효율적으로 협업할 수 있게 도와줍니다. 왜냐하면 동료들의 스케줄을 보며 현재 각자 어떤 프로젝트의 업무를 진행하는지 바로 파악할 수 있고, 업무 몰입도를 방해하지 않고 비어있는 시간을 찾아 미팅을 요청함으로써 불필요한 커뮤니케이션 비용을 최소화할 수 있습니다.

특히 협업이 필요한 업무 관련 일정들은 캘린더에서 Visibility를 Public으로 설정해 두어 현재 내가 하고 있는 업무를 투명하게 공유해주어야 합니다. 캘린더에서 Private으로 업무를 설정해 둔다면 현재 어떤 업무를 담당하는지 멤버들이 알 수 없어 프로젝트의 일정관리를 산정하기 어렵고 너무 많은 Private 이벤트들은 멤버들로 하여금 불필요한 커뮤니케이션 비용을 발생시켜 결국 업무 생산성을 떨어뜨릴 수 있습니다.

2. 프로젝트 목표 달성을 위해 업무를 효율적으로 배정하는 업무 문화 만들기

PM의 생산적인 일정관리를 위한 업무 우선순위 정하기에서 다룬 내용처럼 긴급하지만 내가 하기보다 다른 멤버들이 더 잘할 수 있다면 업무를 빠르게 토스하여 도움을 요청하는 문화가 협업에 있어 중요합니다. 왜냐하면 더 생산적으로 프로젝트를 완수하기 위해서 각자가 잘할 수 있는 업무를 더 리딩하는 모습이 필요하기 때문입니다.

그러나 현실에서는 이 부분을 매끄럽게 조정하기는 매우 어렵습니다. 모두가 많은 업무가 있는 상황에서 누군가가 추가로 업무를 요청하는 것이다 보니 스트레스를 받을 수 있습니다. 그렇기 때문에 단순히 내가 업무를 다른 멤버에게 떠넘기는 것이 아니라 팀 차원에서 이러한 업무는 이러한 이유로 나보다는 누군가가 하는 게 맞지 않는지 팀 차원에서 합의를 만들어내야 합니다. 그리고 각자의 업무 일정을 파악하여 공정하게 배정하는 업무 문화를 함께 만들어야 합니다.

이러한 문화는 하루아침에 만들어지지 않기 때문에 프로젝트 시작하기 전부터 잦은 커뮤니케이션을 통해 팀만의 업무 배정 문화를 만들어야 강한 팀워크를 기반으로 프로젝트를 성공으로 이끌 수 있습니다.

3. 적절한 간격으로 유연하게 대처하기

Time Blocking은 강제적인 시스템이 아닙니다. 업무 상황과 환경에 따라 얼마든지 변할 수 있음을 인지해야 합니다. 그러므로 항상 모든 업무 시간에 빼곡하게 Time Blocking을 해두는 것이 아니라 적어도 20% 정도는 비어있는 시간으로 남겨두어 동료와의 갑작스러운 미팅이나 업무 요청에 대처해야 합니다. 하루 업무 시간 8시간을 기준으로 적어도 1시간 30분에서 2시간 정도는 비어두는 것을 추천합니다. 개인 업무와 동료들과의 협업 사이에서 유연하게 대처할 여유를 만들어줍니다.

4. 서로의 업무 시간 존중하기

내가 몰입하는 시간이 중요한 만큼 상대방의 몰입 시간도 존중해야 합니다. 개인마다 몰입하기 좋은 시간은 개인의 성향, 맡고 있는 프로젝트의 일정 그리고 휴가에 따라 천차만별입니다. 그렇기 때문에 상대방의 스케줄을 파악하며 업무 집중 시간은 최대한 보장해 주고 비어있는 시간에 최대한 맞춰서 협업을 진행하거나 프로젝트 관리툴을 사용하여 비동기식 커뮤니케이션을 적극적으로 활용해야 합니다.

이처럼 Time Blocking 일정을 투명하게 공유하고, 팀이 공감하는 업무 배정 문화를 만들고, 적절한 간격으로 관리하면서, 서로의 업무 시간을 존중한다면 개인의 생산성과 동료들과의 협업 생산성도 함께 높일 수 있는 가장 생산적인 업무 문화를 만들어갈 수 있습니다.

지난 일정관리 Time Blocking 시리즈 모두 보기

  1. PM의 생산적인 일정관리 방법 Time Blocking
  2. PM의 생산적인 일정관리 방법, Day Theming
  3. PM의 생산적인 일정관리를 위한 업무 우선순위 정하기
  4. Single-tasking: 업무에 몰입하여 최고의 생산성을 내는 방법

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