Time Blocking 비기너를 위한 일정관리 가이드
담당하고 있는 프로젝트와 업무가 점점 늘어나면서 기존의 일정관리 방법으로는 업무들을 관리하기 벅찬 시점이 있습니다. 이때 Time Blocking 방법으로 어떻게 업무를 관리할지 공부하고 적용해보고자 합니다. 그러나 막상 나에게 적용하려면 글과는 조금씩 다른 업무 환경과 나만이 가진 현실 상황들로 인해 오롯이 적용하긴 어려울 수 있습니다. 또한 업무관리를 위해 새로운 관리 방법을 도입할 때 적응 기간이 필요해 오히려 생산성이 떨어지고 다시 기존의 방법으로 돌아가는 경우도 종종 있습니다.
분명 Time Blocking 방법은 강력하고 효과적입니다. 많은 사람들의 사례가 증명하듯 Time Blocking은 캘린더 하나로 빠르게 적용하고 더 많은 업무들에 집중하여 실행할 수 있도록 도와주는 생산적인 일정관리 방법입니다. 다만, Time Blocking을 처음 시도하려는 분들이 적용하기에 어려울 수 있습니다. 그래서 이번 글에서는 Time Blocking이 필요한 분들과 그분들이 겪을 수 있는 어려움 그리고 어떻게 하면 Time Blocking을 잘 적용할 수 있는지에 대해 이야기하고자 합니다.
Time Blocking을 지금 바로 적용해야 하는 분들
업무가 점점 관리하기 어려워지고 있음을 알리는 시그널들은 세 가지 있습니다.
우선, 전에는 놓치지 않던 업무들이 하나씩 발생합니다. 잘 놓치지 않던 업무들이 하나씩 발생하면서 나로 인해 프로젝트 일정이 연기되는 경우가 생깁니다.
업무 시간이 점점 늘어납니다. 기존과 동일한 수준으로 몰입하여 실행하는데도 전보다 업무 시간이 더 증가한다면 더 생산적으로 업무를 관리해야 하는 방법을 고려해야 합니다.
처리할 업무들을 관리하는 시간에 많은 시간이 들어갑니다. 전에는 10분이면 하루의 모든 업무를 파악하고 정리할 수 있었는데 업무가 다양하게 요청이 들어와 처리해야 하는 업무들을 모으는 데에만 너무 많은 시간을 사용하고 있다면 Time Blocking을 지금 바로 적용해봐야 합니다.
Time Blocking을 캘린더에 사용하기 주저하는 이유
Time Blocking은 업무들을 캘린더에 배정하여 실행하는 업무입니다. 이상적으로는 모든 업무들을 캘린더에 넣고 실행하는 것이 좋지만 현실에서는 이를 주저하게 만드는 세 가지 이유들이 있습니다.
나의 모든 업무를 팀원들에게 공유하기 민망할 수 있습니다. 회사에서 사용하는 캘린더는 나의 업무를 관리하는 대시보드이자 모두가 볼 수 있는 공동의 공간이기도 합니다. 특히 서로의 일정을 확인하며 비어있는 시간에 미팅을 잡을 때 팀원들이 캘린더에 등록한 내용들을 의도치 않게 보기도 합니다. 이러한 환경에서는 Time Blocking을 할 때 다른 사람에게 보이고 싶지 않은 업무들은 캘린더에서 보이지 않음(Invisible)으로 설정하고 실행에 집중할 수 있습니다.
Time Blocking 해둔 업무들을 처리하지 못하면 안 될 것 같아서 애초에 배정하지 못하는 완벽주의 성향도 Time Blocking을 주저하게 만들 수 있습니다. 캘린더에 등록하면 반드시 해야 하고 못하면 실패한 것과 같은 느낌을 받는 분들도 가끔 있습니다. 물론 그런 마음가짐으로 모든 업무를 최대한 처리하고자 노력해야겠지만 갑자기 생긴 더 급한 업무나 미팅들로 인해 항상 모든 업무를 처리할 수 있는 건 아닙니다. Time Blocking은 강제적인 시스템이 아니기 때문에 업무들 사이에 여유를 갖고 처리하는 것이 중요합니다.
어쩌면 이미 많은 미팅들이 배정되어 있어 업무를 Time Blocking 하기 어려울 수 있습니다. 이 경우에는 업무 시간 단위를 더 쪼개서 관리해야 합니다. 미팅 전 15분 단위로 업무를 쪼개 미팅을 준비하거나 미팅에서 나온 업무들을 정리하면서 자투리 시간을 최대한 활용해야 합니다.
Time Blocking을 시작할 수 있는 작은 팁
Time Blocking을 처음 시도해 보시는 분들은 작은 업무 루틴을 캘린더에 배정하는 것부터 시작할 수 있습니다. 매일 아침 출근 후 30분 정도 팔로업해야 하는 메시지와 메일을 정리하는 업무를 캘린더에 루틴으로 만들어보세요. 이미 하고 있는 작업 업무 루틴을 캘린더에 등록해 두는 것만으로 Time Blocking을 실행할 수 있습니다.
그리고 너무 많은 업무를 Time Blocking 하지 마세요. 실제 업무를 하다 보면 동료들의 질문, 미팅, 에드혹 업무들 예상하지 못하는 변수들이 너무 많습니다. 처음부터 너무 빼곡하게 업무를 배정하다 보면 정작 협업에 지장을 주거나 업무 유연성이 떨어지는 부작용을 발생시킬 수 있습니다.
마지막으로 일정관리에 너무 많은 시간을 쓰면 안 됩니다. Time Blocking은 더 많은 일을 실행하는 생산성을 높이는 것이 주된 목적입니다. 빠르게 업무 요청들을 한 곳에서 모아 관리하고 실행에 집중하시면 전보다 더 생산성 높게 업무를 처리하는 Get More Things to Do를 경험할 수 있습니다.
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