생산적인 재택근무를 위한 일정관리 가이드

한 공간에 모여서 함께 일해야 생산적으로 업무를 할 수 있다고 생각해 왔습니다. 그러나 2019년 팬데믹 이후 재택근무는 하나의 업무 흐름으로 자리 잡았고 재택근무으로도 충분히 생산적으로 일할 수 있음을 경험하였습니다. 그러나 최근 팬데믹 종료 이후 다시 사무실 출근으로 복귀하거나 사무실 출근과 재택근무를 병행하는 하이브리드 업무 방식을 주변에서 심심치 않게 다시 볼 수 있습니다. 이렇듯 직원들을 어떻게 서든 사무실로 불러들이려는 시도는 한국만의 현상은 아닌 것 같습니다. 일론 머스크는 “재택근무는 헛소리다. 최소 주 40시간은 사무실에서 근무해야 한다.”라고 이미 사무실 출근을 강조했고, 팬데믹 이후 가장 먼저 재택근무를 도입했던 구글은 “주 3일 출근하지 않으면 인사 고과에 반영될 수 있다.”라고 말하고 있을 만큼 미국에서도 재택근무와 사무실 출근 사이에 많은 고민이 있는 것으로 보입니다.

재택근무의 장단점

그렇다면 왜 많은 기업들은 직원들이 사무실로 출근하기를 원할까요? 재택근무를 하는 직원들의 업무 생산성이 떨어진다고 생각하기 때문입니다. 재택근무는 사실 업무 생산성을 높일 수 있는 많은 장점들을 갖고 있지만 재택근무의 장단점을 비교하여 어떻게 해야 재택근무 시 업무 생산성을 더 높일 수 있는지 알아보겠습니다.

1. 출퇴근길 시간 낭비, 에너지 소모를 줄일 수 있다.

우선 재택근무는 회사로 출근하지 않기 때문에 출퇴근 시간, 출퇴근길에 겪게 되는 에너지 소모를 줄일 수 있습니다. 이렇게 절약된 에너지를 업무에 더 사용할 수 있다면 업무 생산성을 높일 수 있습니다. 예를 들어, 출근길이 막히거나 많은 사람들에 둘러싸여 출근할 때 시간적, 체력적 소모가 얼마나 큰지 경험한 사람들은 알 수 있습니다. 이 시간에는 업무에 집중하기도, 편안하게 쉬기도 어렵기 때문에 이 시간대를 효율적으로 활용하고자 오늘 하루 일정을 정리하거나 자기계발을 하는 사람들의 모습을 종종 볼 수 있습니다.

그러나 비효율적인 시간을 모두 생산적으로 활용한다고 해서 항상 생산적으로 일할 수 있는 것은 아닙니다. 재택근무할 때 출퇴근 시간을 따로 정해두지 않으면 업무 시간의 구분이 없어지기 때문에 오히려 계속 업무를 해야 할 것 같은 심리적인 문제도 발생합니다. 눈을 뜨자마자 업무를 바로 확인할 수 있고 퇴근 이후에도 업무를 쉽게 확인할 수 있는 환경이 있다 보니 내 주변에 일이 항상 있는 인식을 주기 때문입니다. 이는 몰입해서 업무를 처리하는 것이 아니라 낮은 몰입도로 오래 근무하게 되는 비생산성을 가져올 수 있습니다.

2. 원하는 곳에서 근무할 수 있다.

또한 원하는 곳에서 업무 할 수 있다는 것만으로 업무 생산성이 높아질 수 있습니다. 가끔 집뿐만 아니라 근처 분위기 좋은 카페나 조용한 도서관에서 일하는 것은 때때로 업무 집중과 창의력에 도움을 줄 수 있기 때문입니다.

그러나 회사 이외의 공간은 업무에 최적화되어 있지 않다 보니 업무에 몰입하는 방해요소 또한 많이 존재합니다. 집에서 근무한다면 TV, 냉장고, 침대, 소파 등의 방해요소가 있고 카페와 같은 공간에서는 주변 소음이나 충분하지 않은 업무 기기 지원 등이 있습니다. 업무를 공부와 비교한다면 집이나 카페에서 공부를 해도 집중이 잘 될 수도 있지만 다양한 방해요인들 때문에 굳이 도서관이나 학교를 찾아가 공부에 집중하는 것과 같습니다.

3. 불필요한 커뮤니케이션을 줄이고 나의 업무에 집중할 수 있다.

사무실로 출근하는 경우 갑자기 미팅이 잡히거나 커피챗 요청이 들어오는 등 갑작스러운 일정이 생기는 경우가 있습니다. 만약 이러한 상황이 자주 발생한다면 어떨까요? 마무리해야 하는 업무가 있는 상황에서는 생산적이진 않을 겁니다. 많은 사무실 근로자들이 하루 종일 미팅만 하다가 정작 내 업무를 할 시간이 부족하다고 하는 것과 같습니다. 재택근무는 이러한 업무 환경에서 불필요한 커뮤니케이션 비용을 줄여 나의 업무에 더 몰입할 수 있게 도와줍니다.

그러나 이러한 커뮤니케이션이 모두 불필요한 것은 아닙니다. 오히려 갑작스러운 미팅에서 기발한 아이디어가 나오거나 커피챗을 통해 직원들 간 친밀감을 높이는 장점도 많습니다. 재택근무는 이러한 커뮤니케이션을 과도하게 줄여 오히려 유대감 없이 일함으로써 업무 생산성을 떨어뜨릴 수도 있습니다.

생산적인 재택근무를 위한 일정관리 방법

생산적으로 재택근무를 하기 위해서 업무를 위한 계획이 가장 중요합니다.

우선 재택근무를 하더라도 업무 시간을 설정하고 오늘 할 일을 정리해야 합니다. 오늘 몇 시간 일할 수 있고, 미팅은 언제 있는지 미리 파악하고, 할 일들을 언제 처리할 것인지 계획한다면 업무 시간을 미리 예상할 수 있어 업무 몰입도를 높일 수 있습니다. 예를 들어, 오늘 업무 시간과 미팅 시간을 미리 파악했다면 남는 시간에 처리할 업무를 Time Blocking 하여 오늘 처리할 수 있는 업무들을 미리 계획할 수 있습니다. 물론 계획을 한다고 매일 그대로 움직이는 것은 아닙니다. 갑작스러운 일정이 생겨날 수 있지만 미리 계획한다면 적어도 오늘 내가 해야 하는 업무를 놓치지 않고 몰입할 수 있고 이후 추가 계획을 통해 업무 최적화를 만들 수 있습니다.

또한 캘린더 Visibility를 통해 내가 집중할 수 있는 시간을 미리 확보해 두고 동료들에게 알려야 합니다. 처리해야 할 중요한 업무가 있어 방해받지 않아야 하는 시간에는 Deep work 모드를 통해 업무에 집중하고 있음을 동료들에게 알려 갑작스러운 미팅이나 비대면 커피챗 요청을 조정할 수 있어야 합니다. 모든 업무 시간을 Deep work으로 설정한다면 동료들과의 협업에 문제를 발생시킬 수 있기 때문에 방해받지 않아야 하는 업무 시간에만 Deep work 모드를 사용하여 개인 생산성과 동료들과의 협업 생산성을 높여야 합니다.

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