생산적인 일정관리를 위한 업무 우선순위 정하기

생산적으로 일정관리를 하는 것은 업무를 우선순위에 맞게 분류하고 그에 맞게 실행하는 것을 의미합니다. 앞선 두 편의 PM 생산성 컨텐츠(PM의 생산적인 일정관리 방법, Time Blocking & PM의 생산적인 일정관리 방법, Day Theming)에서 Time Blocking으로 강력하게 실행하는 방법에 대해 말씀드렸지만 업무 우선순위를 정하는 일이야 말로 생산적인 일정관리의 시작점입니다.

그러나 업무 우선순위를 정하기 위해서 많은 시간을 들일 필요는 없습니다. 결국, 생산적인 일정관리에서 가장 중요한 요소는 우선순위에 따라 분류된 업무를 빠르게 실행하는지 여부이기 때문입니다. 그러므로 업무 우선순위를 정하는 가장 심플한 방법 중 하나인 중요도-긴급도 매트릭스를 통해 간단하게 우선순위 정하고, Time Blocking으로 강력하게 실행하는 방법을 소개하고자 합니다.

업무 우선순위 정하는 방법, 아이젠하워 매트릭스

아이젠하워 매트릭스는 업무의 중요도와 긴급도를 기준점으로 삼아 업무 우선순위를 정하는 방법입니다. 중요도와 긴급도에 따라 중요하고 긴급한 업무는 해야 할 일(Do), 중요하지만 긴급하지 않은 업무는 계획해야 할 일(Schedule), 중요하진 않지만 긴급한 업무는 다른 사람에게 위임할 일(Delegate), 중요하지도 긴급하지도 않은 업무는 하지 않아도 될 일(Delete)로 나눌 수 있습니다.

해야 할 일(Do)와 계획해야 할 일(Schedule)

Do 업무는 일정 기간안에 처리하지 않으면 즉각적인 문제를 발생시킬 수 있는 업무들을 의미합니다. 대표적으로 서버 장애, 클라이언트의 긴급한 업무 요청 등이 있습니다. 이러한 업무들은 지금 당장 내가 처리해야 하고 즉각적으로 처리하지 못한다면 본인의 업무뿐만 아니라 회사 전체에도 스트레스를 줄 수 있습니다.

반면에, Schedule 업무는 지금 큰 이슈를 만들진 않지만 장기적인 목표에 도움이 될 수 있습니다. 예를 들어, 장기적인 목표가 “세상에서 가장 심플하게 프로젝트를 관리할 수 있는 SaaS 만들기” 라면, PM으로서 제품 비전 계획하기, 유저 커뮤니티 조성, UI 리서치 업무들은 지금 당장 하지 않는다고 해서 큰 이슈가 발생하는 것은 아니지만 장기적인 목표에 반드시 필요한 업무입니다.

다른 사람에게 위임할 일(Delegate)와 하지 않아도 될 일(Delete)

중요하지 않지만 긴급한 업무는 주변 동료에게 빠르게 알려 도움을 구해야 하고, 중요하지도 긴급하지도 않은 업무는 과감히 업무 리스트에서 삭제해야 합니다. 개인적으로는 Delegate 업무를 실제로 중요하지 않다는 의미보다 한정된 시간 내에서 내가 가진 역량으로 처리하기에 비생산적이기에 더 능력이 뛰어난 분에게 위임해야 한다라는 의미로 받아들이고 있습니다.

PM으로서 저는 MOBA에서 피그마와 같은 툴을 사용하여 와이어프레임을 잡지 않습니다. 왜냐하면 저보다 디자이너분의 툴 사용 능력이 뛰어나고, 빠른 작업 속도(긴급도)를 위해서 스케치와 글로 전달합니다. 다른 사람에게 위임해야 할 일은 나에게 중요하지 않으니 무작정 남에게 업무를 전달하는 것이 아니라 한정된 시간 속에서 나보다 더 빠르게 해줄 수 있는 동료에게 부탁하는 일이라고 생각하기 때문에 협업에서 가장 섬세하게 접근해야 한다고 생각합니다.

Time Blocking을 활용하여 업무 우선순위 강력하게 실행하기

업무 우선순위에 있어 해야할 일과 계획해야 할 일을 나누는 것은 직감적으로 할 수 있습니다. 지금 당장하지 않으면 큰 장애를 초래하는 일은 해야할 일, 당장 큰 문제는 없지만 장기적인 목표에는 반드시 필요한 일은 계획해야 할 일입니다.

하지만 생산적인 일정관리에 있어 가장 어려운 부분은 이를 실행하는 것이라고 생각합니다. 그리고 저는 Time Blocking과 함께 업무 우선순위를 실행하는 것을 추천합니다.

1. 해야할 일은 지금 바로 하기

PM의 생산적인 일정관리, Day Theming 에서 다뤘듯이 본인이 컨트롤할 수 있는 시간을 알고 적당히 느슨하게 Time Blocking을 해두었다면 남은 시간에 해야할 일 영역의 업무 요청을 바로 처리할 수 있도록 해야 합니다.

왜냐하면 해야할 일은 바로 처리하지 못하면 즉각적인 이슈가 발생할 수 있고, 업무가 남아있는 것 자체가 계속 스트레스를 줄 수 있기 때문입니다. 물론 다른 업무 요청으로 할 수 없다면 Task Inbox에 저장해두고 다음 우선순위에 진행하면 됩니다.

2. 계획해야 할 일은 루틴으로 만들기

계획해야 할 일은 장기적인 목표를 위해 천천히 준비해야 하기 때문에 마치 꾸준히 운동하기와 같은 성격의 업무입니다. 그러므로 업무 루틴 중 하나로 만들어야만 놓치지 않고 꾸준히 준비할 수 있습니다. 예를 들면, 내가 오로지 컨트롤할 수 있는 업무 시간대에 구독 중인 뉴스레터를 보며 인사이트 정리하는 Time Blocking을 반복적으로 한다면 장기적인 목표를 위해 루틴을 만들어 생산성을 높일 수 있습니다.

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